Sjekkliste for avlevering av personregistermateriale

Klikk for stort bilde   

 

Personregistermateriale er rettighetsdokumentasjon som kommuner har plikt å bevare.

Personregistermateriale skal ordnes før avlevering til Arkiv i Nordland. Hvordan arkivet skal ordnes er avhengig av hvilken type personregistermateriale det er snakk om. 

Disse skal være finordnet og listeført i Excelformat før avlevering:

  • Barnehagemapper
  • Elevmapper
  • PPT-mapper
  • Barnevernsmapper
  • Flyktningemapper
  • Klientmapper fra sosialkontor
  • Helsekort fra helsesøstertjenesten

 

Finordning betyr at:

  • mappene er ordnet - ta bort binders, plastomslag, post it-lapper, bilag.
  • mappene er listeført i Excel-fil. Lenke til Excelfil: http://www.arkivinordland.no/_f/p61/i350cfba8-5cae-43b1-9e7f-5054f598ce6a/personregisterliste-nymal-2019.xlsx
  • det er laget en zip-fil av Excelskjemaet og sendt e-post til gerhaa@nfk.no om at listen er klar for sending. Da vil dere motta en lenke slik at filen kan sendes på en trygg måte.
  • arkivet har godkjente mappeomslag og arkivbokser uten etiketter. Boksene skal være 95 mm, syrefrie eller syrenøytrale og uten stifter og hull. Arkivboksene merkes med blyant med kommunenavn, arkivskaper, innhold og årstall.  
  • det finnes innholdsliste i hver boks med oversikt over alle mappene.

De overnevnte arkivene skal avleveres ordnet og listeført, med mindre man har en skriftlig avtale på forhånd, der Arkiv i Nordland skal gjøre denne jobben mot betaling. Prisen på denne tjenesten er 3000 kr per hyllemeter pluss 40 kroner per arkivboks. Hvis arkivene ikke er ordnet i henhold til avtale og veiledninger vil det medføre ekstrakostnad.

 

Disse kan avleveres grovordnet, uten Excelliste:

  • Personalmapper
  • Pasientjournaler/morsmapper
  • Kartotek
  • Skjermbilder (Helseråd/ Tuberkulosearkiv)
  • Bedriftshelsetjenester
  • Søknader til Husbanken/ Bostøttekontoret
  • Overformynderi
  • Vergeråd
  • Bidragsfogden
  • Mapper fra helsestasjon

 

Grovordning betyr at:

  • mappene er ordnet - ta bort binders, plastomslag, post it-lapper, bilag.
  • arkivet er ordnet etter serie. En serie er en del av arkivet som er ordnet etter samme ordningsprinsipp. Serien skal være ordnet alfabetisk eller kronologisk etter fødselsdato/måned eller dødsår.
  • arkivet skal ha godkjente mappeomslag og arkivbokser uten etiketter. Boksene skal være 95 mm, syrefrie eller syrenøytrale og uten stifter og hull. Arkivboksene merkes med blyant med kommunenavn, arkivskaper, innhold og årstall.
  • hvis det finnes en innholdsliste så legg den fremst i hver boks, men dette er ikke pålagt.

 

De overnevnte arkivene skal avleveres grovordnet, med mindre man har en skriftlig avtale på forhånd, der Arkiv i Nordland skal gjøre denne jobben mot betaling. Prisen er 650 kroner timen pluss 40 kroner per arkivboks.

 

Annet

  • Ved avlevering av alle typer arkiv skal man lage en avleveringsliste som viser hvilke bokser er i hvilken flytteesker. Denne sendes til runkje@nfk.no for godkjenning i forkant av avlevering.
  • Ved avlevering av alle typer arkiv skal man avtale avleveringsdato. Send e-post til runkje@nfk.no.
  • Kontakt kommunens arkivleder før avlevering og avtal, meld behov eller ønske om bistand, før dere avleverer arkiv.
  • Avvikende avleveringer skal være skriftlig avtalt på forhånd.
  • Hvis det er mistanke om skadedyr i arkivmagasinene, skal Arkiv i Nordland informeres. Arkivet må da fryses ned slik at skadedyrene ikke lengre utgjør en fare for arkivene før de blir sendt til depot.
  • Hvis arkivet inneholder mugg, skal det oppgis. En avtale om sanering av materialet må på plass før materialet sendes. Arkivet må pakkes og merkes i henhold til veiledning for å hindre helsefare for de ansatte.     
  • AiN har gjennomgått endringer i avleveringsrutiner de siste par årene. Oppdatert info finnes til enhver tid på våre nettsider: http://www.arkivinordland.no/ikan/tjenester/arkivveiledninger/
  • AiN holder webinarer, konferanser og samlinger. Se vår hjemmeside for mer informasjon.

 

For mer inngående informasjon om avleveringer se Arkiv i Nordlands arkivveiledninger: