Avlevering av personregister

Personregister er klientmapper, elevmapper o.l. som kan inneholde sensitiv informasjon. Sensitive personregister krever spesiell behandling og mange kommuner og institusjoner i Nordland velger å avlevere denne type materiale til Arkiv i Nordland.

Eksempel på personregistermateriale som kan avleveres:

  • klientarkiv etter sosialtjenesteloven
  • pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven
  • klientarkiv etter barnevernsloven
  • elevarkiv i grunnskolen
  • klientarkiv ved PPT-kontor
  • klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak
I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven, avleveres til Arkiv i Nordland.
 

Når skal arkivene avleveres?

Ifølge Arkivforskriften § 18 skal offentlige organ avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Når det gjelder personregistermateriale regner vi klientmapper, elevmapper og lignende som ikke har vært i bruk på 10 år, som eldre og avslutta. De kan avleveres når de ikke lengre er i administrativt bruk.

 

Hvordan går man fram ved en avlevering?

Når en avlevering blir aktuell må avleverende enhet sende en henvendelse til AiN med beskrivelse av arkivets innhold og størrelse.
Før en avlevering må materialet arkivbegrenses og kassasjonsbehandles. Hver brukermappe gjennomgås og unødvendige notater/kladder og dobbeltkopier skal fjernes. Legg mappene i godkjente arkivbokser og merk boksene godt. Vi ønsker godkjente arkivbokser som er ca 10 cm brede.
Merk boksene med:
  • arkivskaper (virksomhet)
  • arkiv (f.eks. Beiarn grunnskole, elevmapper)
  • ordningsmåte  (ordnet etter fødselsnr., navn eller klientnr.)
  • tidsrom
Brukermappene skal listeføres og følge med avleveringen.
 
Avleveringslisten skal inneholde opplysninger om:
  • fødselsnummer
  • navn
  • boksnummer
  • eventuelt dødsår
  • eventuelle merknader

Se vår

Har man behov for hjelp til rydding og listeføring av personregistermateriale kan man kjøpe denne tjenesten hos Arkiv i Nordland. For medlemmer koster det 2500 kr per hyllemeter.

 

Arkivbokser i reoler, Personregister - Klikk for stort bilde

 

 

 

 


 
 

Rådgiver