Enkelt forklart
Arkivskaperen samler all relevant informasjon om databasen som skal bevares og gjør selve uttrekket før filene sendes til sitt depot-arkiv. Medlemmer av IKAN sender filene sine dit.
Arkiv i Nordland mottar uttrekksfilene og sjekker dem for virus og at de er klare for langtidslagring. Deretter sendes uttrekksfilene til digitalt depot hos KDRS.
Utfyllende forklart
A1 Forberedelse deponering
Hele prossessbeskrivelsen og de overordnede felles rutiner er utarbeidet og kan sees på nettstedet til KDRS. Modellen forsøker å vise hvilke aktører som har ansvar for hva, og hvilke steg som skal gjøres i hvilken rekkefølge. Arkiv i Nordland bistår gjerne arkivskaper (kommunen) med de fleste oppgaver etter avtale
Prosssmodell i korte trekk
Forberedelser hos arkivskaper:
Arkivskaper må (A1) forberede deponering som består av:
- Vite hvilke system de har (A1-1)
- Vite hva slags info i hvilke system som skal bevares (A1-2)
- Avtale innlevering (A1-3)
- Samle inn opplysninger (A1-4)
- Lage uttrekk (A1-5)
- Pakke og sende (A1-6, A1-7)
Mottak hos Arkiv i Nordland:
Arkiv i Nordland må utøve (A2) Mottakskontroll:
- Bistår i variende grad i stegene over (A1 – Forberedelse deponering)
- Håndtere avtalt innlevering (A2-1)
- Loggføre aktivitet/operasjoner (A2-2)
- Motta avleveringspakke - SIP (A2-3)
- Registrere/katalogisere (A2-4)
- Kvittere (A2-5)
- Sjekke… mot virus, innhold, integritet (A2-6 … A2-8)
- gi tilbakemelding på avvik (A6-2)
- Langtidsoppbevare SIP (A6)
- Teste/validere uttrekk (A3-1 .. A3-6)
- gi tilbakemelding på avvik (A6-2)
- Lage arkivpakke – AIP (A5)
- Langtidsoppbevare AIP (A6)
- (Vedlikeholde AIP (D))
Andre punkter i prosessmodell
For at man skal kunne etterleve de punkter som finnes i ISO 16363:2012 også kjent som TDR - Trustworthy Digital Repository (Tillitsfulle Digitale Depot) må man kunne dokumentere at man etterlever mange punkter. For å oppfylle dette må derfor rammeverket som prosessmodellen utgjør, også ha andre rutiner. I hovedtrekk dreier dette seg om