Ordning av historisk arkiv

Før ordning - Klikk for stort bilde Arkiv må ordnes og katalogiseres for at man skal kunne finne tilbake til dokumenter senere. Dette gjelder både for private og for offentlige arkiv.
Hvis et arkiv er uordnet og kaotisk er arkivet utilgjengelig og ubrukelig for publikum.

Arkiv i Nordland ordner og katalogiserer arkiv - ta kontakt om du ønsker et tilbud.

 

Hvordan ordne arkiv?

Om ordningsprosessen

 Arkivet er bygd opp hierarkisk:

En arkivskaper danner et arkiv, som består av arkivserier, som igjen består av mapper eller protokoller.
 
En arkivskaper er f.eks. en kommune, virksomhet, bedrift eller person som har skapt arkivet. Arkivet etter en arkivskaper består av flere arkivserier. Arkivserier er ulike deler av arkivet som er ordnet etter ett og samme prinsipp. Eksempel på arkivserier er:
  • møtebøker
  • regnskap
  • brevjournaler
  • korrespondanse
  • kopibøker
Den enkelte møtebok, mappe eller arkivboks er et arkivstykke. Disse registreres med tidsrom for hver møtebok, brevjournal, kopibok osv.
 
Arkivnøkler er ordningssystem som ofte brukes i arkivserien saksarkiv/korrespondansearkiv. Ved hjelp av arkivnøkler kan man systematisere dokumentene og på den måten sørge for enklere gjenfinning. Arkivnøkler skal brukes ved danning av saksarkiv og spesialarkiv. Arkivnøkkelen må selvsagt følge arkivet.
 
Dersom arkivnøkkel mangler må man ta utgangspunkt i hvordan dokumentene allerede foreligger.
Arkiv kan også være ordnet på flere måter; etter emne, etter år, alfabetisk og etter flere arkivnøkler. Dette byr på utfordringer for den som skal ordne og katalogisere arkivet til slutt. Mange ganger er ordning av arkivmateriale rene detektivarbeidet. 
 
Arkivet skal ordnes i sin opprinnelige orden. Dette kalles proveniens. Det betyr at man må gå varsomt fram for ikke å ødelegge den opprinnelige orden, bl.a. for å unngå å bryte sammenhenger som man kanskje ikke ser med det samme. Hvis arkivet derimot er totalt kaotisk, bruker man gjerne å ordne det kronologisk. Dette kalles å re-ordne et arkiv.
 
Gamle dokumenter før katalogisering - Klikk for stort bilde

 
Hvordan sortere eldre arkiv?

Arkiv i Nordland bruker Norsk allment arkivskjema som verktøy for å sortere og plassere arkivserier. Dette systemet er i bruk hos de fleste arkivinstitusjonene i Norge.

 

 

Kassasjon/bevaring

Arkivloven regulerer behandlingen av arkiv, f.eks. hva som skal tas vare på, og hva som kan kastes. Men det må også gjøres mange arkivfaglige vurderinger underveis.  
 
Følgende arkivmateriale tas vare på:
- arkivmateriale fra før 1950
- egne møtebøker og møtereferat
- egne årsmeldinger
- journaler, journalregister og andre former for registre
- arkivnøkler, arkivplaner
- presedenssaker/prinsipielle saker
- kart, tegninger og fotografier fra egen virksomhet
- grunnlagsmateriale, innstillinger (fra styrer og råd)
 
 
Binders, plast og stifter tas ut - Klikk for stort bilde Det som helt klart skal tas ut av arkivet er:
-  binders
-  stifter
-  plastlommer og annet som kan skade materialet fysisk. 
 
I tillegg tar man ut:
- rundskriv og mangfoldiggjort materiale
  (bøker, trykksaker og publikasjoner,
  årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.)
- møteinnkallelser, møtereferater, særutskrifter osv.
- kursinvitasjoner o.l.
- ikke utfylte blanketter/skjema
- doble kopier
- unødvendige notater/kladder
 
 
Arkiv i Nordland vurderer det slik at hvis rundskriv, tidsskrifter o.l. er produsert av arkivskaper, eller hører til i en sak, skal disse ikke fjernes fra arkivet.
Ofte kan arkiv inneholde utskrift fra møter. Hvis møteprotokollene finnes, kan man kaste utskriftene såfremt de ikke bør ligge sammen med saken for å fremme forståelsen av denne.
 
 

Klausul

Klausul betyr begrensninger i publikums adgang til arkivet.
Under ordning av arkiv må man vurdere om, og i hvilken grad arkivmaterialet skal klausuleres. Offentlige arkiv reguleres av offentlig regelverk. Privatarkiv kan ha egne klausulbestemmelser etter avtale. Arkiv i Nordland bruker i hovedsak disse kategoriene når vi setter klausul på arkiv:
 
1. Fritt tilgjengelig (lesesalsreglement o.l.)
2. Sperret pga. fysisk tilstand (evt. tilgjengelig kopi)
3. Taushetsbelagt etter offentlig regelverk (inkludert gradert materiale)
4. Klausulert privatarkiv, adgang gis av bevaringsinstitusjon
5. Klausulert privatarkiv, adgang gis av tidligere arkiveier
6. Spesielle klausulbestemmelser for privat arkiv
 
Klausulering er viktig f.eks. i de arkivene som inneholder personsensitiv informasjon, forretningshemmeligheter eller saker som angår rikets sikkerhet.
 

Arkiv - illustrasjoner - Klikk for stort bilde Arkivbokser

Arkiv i Nordland bruker i hovedsak to typer arkivbokser. Disse er beregnet for to typer format; A4 og folio. De er 9,5 cm bred.   
 
Større format kan pakkes inn i gråpapir, eller man kan finne andre typer løsninger. Det viktigste er at man søker løsninger som ikke skader arkivmaterialet på noen måte. Emballasjen må være syrenøytral, eller aller helst syrefri. Arkiv i Nordland bruker syrefrie konvolutter til oppbevaring av foto.
 
 
 
Informasjon om arkivet
Jo flere opplysninger man kan gi om et arkiv, jo bedre er det for brukerne i ettertid. Tidsrom, ordningsmåte (f. eks om korrespondansen er ordnet etter arkivnøkkel, kronologisk eller alfabetisk), merknader, historikk osv. Alt kan være av verdi for brukerne. Administrasjonshistorie er også viktig å få med. Er dette en eksisterende virksomhet, når ble den opprettet, hvordan var den organisert osv.  
 
Ferdig katalogisert papirarkiv i ulikt format 1 - Klikk for stort bilde Arkiv i Nordland bruker verktøyet ASTA for å katalogisere arkiv. Dette betyr at vi registrerer protokollene, korrespondansen, bilder, kart osv. inn i databasen. Her får vi printet ut ferdige etiketter. Arkivkatalogen er tilgjengelig via Arkivportalen.no
 
Arkiv i Nordland har mange års erfaring med arkivordning og er selvsagt behjelpelig med råd og informasjon til dere som skal begynne å ordne offentlige eller private arkiv. Ta kontakt!
 
 

Vi anbefaler følgende litteratur til de som skal ordne kommunalt eller privat arkiv:

  •  Administrasjonshistorie og arkivkunnskap - Kommunene (L. Mykland og K-O. Masdalen)
  • Privatarkiver - Bevaring og tilgjengeliggjøring (V.Lange, D. Mangset, Ø.Ødegaard
Privatarkivet etter Johan Drage AS ferdig ordnet og plassert i arkivreol - Klikk for stort bildePrivatarkivet etter Johan Drage AS ferdig ordnet og plassert i arkivreol
Fant du det du lette etter?