Prosesser for Digitalt depot - Kort for arkivskapere

Arkiv i Nordland følger det arbeidet Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) har lagt ned for å standardisere alt arbeid med elektroniske arkiv/depottjenesten. Her følger en intro til prosessmodellen.

Enkelt forklart

Elektroniske uttrekk - Klikk for stort bilde

Arkivskaperen samler all relevant informasjon om databasen som skal bevares og gjør selve uttrekket før filene sendes til sitt depot-arkiv. Medlemmer av IKAN sender filene sine dit. 

Arkiv i Nordland mottar uttrekksfilene og sjekker dem for virus og at de er klare for langtidslagring. Deretter sendes uttrekksfilene til digitalt depot hos KDRS.

Utfyllende forklart 

A1 Forberedelse deponering - Klikk for stort bildeA1 Forberedelse deponering

Hele prossessbeskrivelsen og de overordnede felles rutiner er utarbeidet og kan sees på nettstedet til KDRS. Modellen forsøker å vise hvilke aktører som har ansvar for hva, og hvilke steg som skal gjøres i hvilken rekkefølge. Arkiv i Nordland bistår gjerne arkivskaper (kommunen) med de fleste oppgaver etter avtale

Prosssmodell i korte trekk 

Forberedelser hos arkivskaper: 

Arkivskaper må (A1) forberede deponering som består av:

  • Vite hvilke system de har (A1-1)
  • Vite hva slags info i hvilke system som skal bevares (A1-2)
  • Avtale innlevering (A1-3)
  • Samle inn opplysninger (A1-4)
  • Lage uttrekk (A1-5)
  • Pakke og sende (A1-6, A1-7)

Mottak hos Arkiv i Nordland:

Arkiv i Nordland må utøve (A2) Mottakskontroll:

  • Bistår i variende grad i stegene over (A1 – Forberedelse deponering)
  • Håndtere avtalt innlevering (A2-1)
  • Loggføre aktivitet/operasjoner (A2-2)
  • Motta avleveringspakke - SIP (A2-3)
  • Registrere/katalogisere (A2-4)
  • Kvittere (A2-5)
  • Sjekke… mot virus, innhold, integritet (A2-6 … A2-8)
    • gi tilbakemelding på avvik (A6-2)
  • Langtidsoppbevare SIP (A6)
  • Teste/validere uttrekk (A3-1 .. A3-6)
    • gi tilbakemelding på avvik (A6-2)
  • Lage arkivpakke – AIP (A5)
  • Langtidsoppbevare AIP (A6)
  • (Vedlikeholde AIP (D))

 

Andre punkter  i prosessmodell

For at man skal kunne etterleve de punkter som finnes i ISO 16363:2012 også kjent som TDR - Trustworthy Digital Repository (Tillitsfulle Digitale Depot) må man kunne dokumentere at man etterlever mange punkter. For å oppfylle dette må derfor rammeverket som prosessmodellen utgjør, også ha andre rutiner. I hovedtrekk dreier dette seg om