Metodebeskrivelse for avleveringer

Klikk for stort bilde For å sikre data for ettertiden har Arkiv i Nordland valgt å bruke migreringstrategi ved deponering/avlevering av elektronisk materiale. Det betyr at data flyttes fra systemet de er skapt i til et godkjent digitalt arkivformat. IKT-systemene er derfor ikke gjenstand for bevaring, bare innholdet.

Systemer som skal deponeres/avleveres

På bakgrunn av den tekniske, metodiske håndteringen av elektroniske avleveringer skiller vi i prinsippet mellom følgende:

  1. Noark metode - Systemer som følger Noark-4 standard, eller nyere
  2. Generell metode- Øvrige systemer (fagsystem, registre etc).

1. Noark metode 

I henhold til arkivforskriften § 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode er avsluttet. Hver Noark standard har sine spesifikke krav til avlevering. Siste gjeldende utgave av hver system standard skal følges

Periodiske uttrekk

Journalopplysningene skal eksporteres fra databasen fra hele arkivperioder. Uttrekket skal omfatte:

  • En eller flere avsluttede hele arkivdeler
  • Eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene
Noark 4.1

Standarden er sist revidert i 2005. xml skal nå brukes. Noark-4.1, kap. 15 Formater for utveksling og avlevering setter de fleste rammer

Rapporter som skal medfølge er (K15.18)

  • Journal (jfr. Kapittel 11.3.2 i Noark 4)
  • Saks- og dokumentoversikt (jfr. Kapittel 11.4.4)

Kan medfølge (K15.19

  • Offentlig journal (jf. kapittel 11.3.3) bla for publisering på nett.
Noark 5

Siste versjon er pt Noark 5 versjon 3.1 Kapitel 5.12 omhandler avlevering.

De fleste prinsipper fra Noark 4 beholdes selv om selve uttrekket er definert pånytt.  Kort fortalt ugjør forskjellen at man nå følger en mer logisk struktur i forhold til sak, som skal gjør det lettere å avlevere data. nytt er også at rapporter skal nå leveres som xml filer se nedenfor. Alt skal leveres som en samlet avleveringspakke

Denne skal minimum inneholde følgende filer:

  • arkivuttrekk.xml dokumentasjon av innholdet i arkivuttrekket)
  • arkivstruktur.xml (metadata om dokumentene)
  • endringslogg.xml (logging av endrede metadata)

Dersom avleveringspakken inneholder arkivuttrekk med journalføringspliktig informasjon, skal den i tillegg inneholde følgende filer:

  • loependeJournal.xml
  • offentligJournal.xml

XML-skjemaene til alle XML-filer i avleveringspakken skal også være inkludert. For virksomhetsspesifikke metadata skal det medfølge egne XML-skjemaer.

 

2. Øvrige systemer og registre

Fra elektroniske fagsystemer, registre skal arkivuttrekk deponeres når det er fare for at informasjonen går tapt, enten ved overskriving eller konvertering.

Arkiv i Nordland anbefaler at deponering av fagsystem bør skje periodisk gjerne med intervall hvert 4-10 år, satt i samråd med oss.    

ADDMML – (Archives Data Description and Manipulation Markup Language)

Riksarkivarens metadata-standard – ADDMML skal følges

ADDML 7.3: Tekst format gitt i Noark-3/Koark standard
ADDML 8.2 XML basert som helst skal brukes

 

Forsendelse

Avleveringer skal overleveres personlig eller sendes rekommandert. Elektronisk overføring må godkjennes på forhånd. Alt som sendes oss via tredjepart skal være kryptert. Data skal helst TAR pakkes til en enkelt fil som utgjør en avleveringspakke - SIP.
 

Godkjente medier

Nedlasting fra (S)FTP-server kan aksepteres dersom omfanget ikke er for stort. Vi aksepterer følgende medier for forsendelser: CD, DVD, ekstern harddisk eller minnepinne.

Andre medier må forhåndsgodkjennes.

Bistand

Arkiv i Nordland kan yte teknisk bistand ved produksjon av arkivuttrekk. Det aktuelle systemet må være vedlikeholdt og i operativ drift. Vilkårene for slik bistand reguleres av egen avtale. Arkiv i Nordland foretrekker at alle data migreres i helhet (Hele databasen, med eventuell tilhørende eksterne filer). Databasedump vil også kunne mottas, men da kan det påløpe ekstra kostnader. Arkiv i Nordland har verktøy for å gjøre denne jobben. Ønsker arkiveier å bruke andre verktøy, skal det klareres på forhånd.

Ta kontakt med Rolf B. Holte, dersom du ønsker mer informasjon og pris tilbud

Fant du det du lette etter?