Hvorfor og hvordan skal man ordne arkivmateriale?

Arkiv må ordnes og katalogiseres for at man skal kunne finne tilbake til dokumenter senere. Dette gjelder både for private og for offentlige arkiv.
Hvis et arkiv er uordnet og kaotisk kan arkivet bli ubrukelig. Det vil si at informasjon blir utilgjengelig.

Når man skal gå i gang med ordningsarbeid, kan det være greit å ha en del begreper inne:
 
Arkivet er bygd opp hierarkisk:
En arkivskaper danner et arkiv, som består av arkivserier, som igjen består av mapper eller protokoller.
 
En arkivskaper er f.eks. en kommune, virksomhet, bedrift eller person som har skapt arkivet. Arkivet etter en arkivskaper består av flere arkivserier. Arkivserier er ulike deler av arkivet som er ordnet etter ett og samme prinsipp. Eksempel på arkivserier er: møtebøker, regnskap, brevjournaler, korrespondanse, kopibøker m.m. Den enkelte møtebok, den enkelte boks med saksarkiv er et arkivstykke.  Hvert arkivstykke registreres med tidsrom for hver møtebok, brevjournal, kopibok osv.
 
Arkivnøkler er ordningssystem som ofte brukes i arkivserien saksarkiv/korrespondansearkiv. Ved hjelp av arkivnøkler kan man systematisere dokumentene og på den måten sørge for enklere gjenfinning. Arkivnøkler skal brukes ved danning av saksarkiv og spesialarkiv. Dette forenkler ordningsarbeidet.
 
Mange ganger mangler arkivnøkkel, og da må man ta utgangspunkt i hvordan dokumentene allerede foreligger. Dokumentene ordnes da oftest kronolgisk.
Arkiv kan også være ordnet på flere måter; etter emne, etter år, alfabetisk og etter flere arkivnøkler. Dette byr på utfordringer for den som skal ordne arkivet til slutt. Mange ganger er ordning av arkivmateriale rene detektivarbeidet. 
 
Arkivet skal ordnes i sin opprinnelige orden. Dette kalles proveniens. Det betyr at man må gå varsomt fram for ikke å ødelegge den opprinnelige orden, bl.a. for å unngå å bryte noen sammenhenger som man kanskje ikke ser med det samme. Hvis arkivet derimot er totalt kaotisk, bruker man gjerne å ordne det kronologisk. Dette kalles å re-ordne et arkiv.
 
Hvordan sortere eldre arkiv?
Arkiv i Nordland bruker Norsk allment arkivskjema som verktøy for å sortere og plassere arkivserier. Dette systemet er i bruk hos de fleste arkivinstitusjonene i Norge. Les mer her
 
Kassasjon/bevaring
Arkivloven regulerer behandlingen av arkiv, f.eks. hva som skal tas vare på, og hva som kan kastes. Men det må også gjøres mange arkivfaglige vurderinger underveis.  
 
Ifølge arkivforskriften, kapittel C, 3-20 skal følgende arkivmateriale tas vare på:
- arkivmateriale fra før 1950
- egne møtebøker og møtereferat
- egne årsmeldinger
- kopibøker (og eventuelt kopibokregister)
- journaler, journalregister og andre former for registre
- arkivnøkler, arkivplaner
- presedenssaker/prinsipielle saker
- kart, tegninger og fotografier fra egen virksomhet
- grunnlagsmateriale, innstillinger (fra styrer og råd)
 
Det som helt klart skal tas ut av arkivet er:
-  binders
-  stifter
-  plastlommer og annet som kan skade materialet fysisk.
 
I tillegg tar man ut:
- rundskriv og mangfoldiggjort materiale
  (bøker, trykksaker og publikasjoner,
  årsmeldinger, rapporter, utredninger, statistikk osv.)
- møteinnkallelser, møtereferater, særutskrifter osv.
- kursinvitasjoner o.l.
- ikke utfylte blanketter/skjema
- doble kopier
- unødvendige notater/kladder
 
- Arkiv i Nordland vurderer det slik at hvis rundskriv, tidsskrifter o.l. er produsert av arkivskaper, eller hører til i en sak, skal disse ikke fjernes fra arkivet.
- Ofte kan arkiv inneholde utskrift fra møter. Hvis møteprotokollene finnes, kan man kaste utskriftene såfremt de ikke bør ligge sammen med saken for å fremme forståelsen av denne.
 
Nye bevaringsregler vil forhåpentligvis gi oss en bedre veiledning framover, men man må selv gjøre en bevaringsvurering når man ordner arkiv.
 
Klausulering
Klausul betyr begrensninger i publikums adgang til arkivet.
Under ordning av arkiv må man også vurdere om og i hvilken grad arkivmaterialet skal klausuleres.
Klausulkategoriene som brukes er:
1. Fritt tilgjengelig (lesesalsreglement o.l.)
2. Sperret pga. fysisk tilstand (evt. tilgjengelig kopi)
3. Taushetsbelagt etter offentlig regelverk (inkludert gradert materiale)
4. Klausulert privatarkiv, adgang gis av bevaringsinstitusjon
5. Klausulert privatarkiv, adgang gis av tidligere arkiveier
6. Spesielle klausulbestemmelser for privat arkiv
 
Klausulering er viktig f.eks. i de arkivene som inneholder personsensitiv informasjon, forretningshemmeligheter eller saker som angår rikets sikkerhet.
 
 
Arkivbokser
Arkiv i Nordland bruker i hovedsak to typer arkivbokser. Dette er beregnet for to typer format; A4 og folio. De er 9,5 cm bred.   
 
Større format kan pakkes inn i gråpapir, eller man kan finne andre typer løsninger. Det viktigste er at man søker løsninger som ikke skader arkivmaterialet på noen måte.  Legg og mapper bør være av syrefritt materiale, dersom innholdet krever det. Arkiv i Nordland bruker f.eks. syrefrie konvolutter til oppbevaring av foto.
 
 
Les på Riksarkivets hjemmeside om godkjent papir, kulepenner m.m.
 
Informasjon om arkivet
Jo flere opplysninger man kan gi om et arkiv, jo bedre er det for brukerne i ettertid. Tidsrom, ordningsmåte (f. eks om korrespondansen er ordnet etter arkivnøkkel, kronologisk eller alfabetisk), merknader, historikk osv. Alt kan være av verdi for brukerne. Administrasjonshistorikk er også viktig å få med. Er dette en eksisterende virksomhet, når ble den opprettet, hvordan var den organisert osv.  
 
Arkiv i Nordland bruker verktøyet ASTA for å katalogisere arkiv. Dette betyr at vi registrerer protokollene, korrespondansen, bilder, kart osv. inn i denne databasen. Her får vi printet ut ferdige etiketter og katalog. Når arkivet er katalogisert kan Arkiv i Nordland printe ut arkivkatalogen.
Informasjon om arkivene vil også være søkbar via Arkivportalen.no
 
Arkiv i Nordland har mange års erfaring med arkivordning og er selvsagt behjelpelig med råd og informasjon til dere som skal begynne å ordne offentlige eller private arkiv. Ta kontakt!
 

Vi anbefaler følgende litteratur til de som skal ordne kommunalt eller privat arkiv:

  •  Administrasjonshistorie og arkivkunnskap - Kommunene (L. Mykland og K-O. Masdalen)

  • Privatarkiver - Bevaring og tilgjengeliggjøring (V.Lange, D. Mangset, Ø.Ødegaard)
Publisert av Nansy Schulzki og Solveig L. Jensen. Sist endret 12.08.2013

Redaktør: Geir Johnsen | Webansvarlig: Håvard Vognild  | CMS/Webdesign: ACOS

padlock