Avlevering av personregister

Personregister er klientmapper, elevmapper o.l. som kan inneholde sensitiv informasjon. Sensitive personregister krever spesiell behandling og mange kommuner og institusjoner i Nordland velger å avlevere denne type materiale til Arkiv i Nordland.

 

Hvilke arkiv?

Arkiv som kan avleveres er personregister som er opprettet med hjemmel i Lov om personregister, etter konsesjon fra Datatilsynet og personregister som er opprettet med hjemmel i Personopplysningsloven.
 

Eksempel på personregistermateriale som kan avleveres:

  • klientarkiv etter sosialtjenesteloven
  • pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven
  • klientarkiv etter barnevernsloven
  • elevarkiv i grunnskolen
  • klientarkiv ved PPT-kontor
  • klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak
I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven, avleveres til Arkiv i Nordland.
 

Når skal arkivene avleveres?

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot (arkivforskriften § 5-1).
Når det gjelder personregistermateriale regner vi klientmapper, elevmapper og lignende som ikke har vært i bruk på 10 år, som ute av administrativt bruk.
 

Hvordan går man fram ved en avlevering?

Når en avlevering blir aktuell må avleverende enhet sende en henvendelse til AiN med beskrivelse av arkivets innhold og størrelse.
Før en avlevering må materialet arkivbegrenses og kassasjonsbehandles i samsvar med arkivforskriftene (§ 5-4). Hver brukermappe gjennomgås og unødvendige notater/kladder og dobbeltkopier skal fjernes. Legg mappene i godkjente arkivbokser og merk boksene godt. Vi ønsker godkjente arkivbokser som er 9 eller 11 cm brede.
Merk boksene med:
  • arkivskaper (virksomhet)
  • arkiv (f.eks. Beiarn grunnskole, elevmapper)
  • ordningsmåte  (ordnet etter fødselsnr., navn eller klientnr.)
  • tidsrom
Brukermappene skal listeføres og følge med avleveringen.
 
Avleveringslisten skal inneholde opplysninger om:
  • fødselsnummer
  • navn
  • boksnummer
  • eventuelt dødsår
  • eventuelle merknader

Se vår veiledning (PDF, 674 kB) for detaljer om avlevering og listeføring.

 

Last ned avleveringsliste for personregister (XLTX, 16 kB) (kommer snart)

 

Arkivbokser med brukermapper - Klikk for stort bilde

 

 

 

 


 
 

Publisert av Solveig L Jensen. Ansvarlig Gertrud Haagensen. Sist endret 11.01.2017
  • {{sprak.SprakNavn}} {{sprak.SprakNavn}}
{{sprakVariabler[s.stegnavn] }}
Krever innlogging: {{skjemainfo.SkjemaNavn}}
  • {{sprakVariabler[innlogging.InnloggingsTekst]}}

{{sprakVariabler["LoggInnEpost"]}}
*Feil brukernavn eller passord. Vennligst prøv igjen.
*Brukernavn kan ikke være tom
*Passord kan ikke være tom

{{sprakVariabler["GlemtPassordTekst"]}}

*Epostadressen er ikke registrert
vennligst vent...

Du vil straks motta en e-post med kode. Trykk på lenken i e-posten for å gå videre i prosessen

{{sprakVariabler["NullstillPassordTekst"]}}

Du vil snart motta en e-post med informasjon om aktivering av brukerkontoen din. Trykk på lenken i e-posten for å gå videre i prosessen

Kontoen din er nå aktivert, trykk på knappen under for å gå videre.

Aktiveringslenken du har trykket på er ikke lengre gyldig

  • {{sprak.SprakNavn}} {{sprak.SprakNavn}}
Fant du det du lette etter?
Gertrud Haagensen
Konsulent
 
Login for redigering