Avlevering av personregister til AiN

Personregister er klientmapper, elevmapper o.l. som kan inneholde sensitiv informasjon. Arkivmaterialet krever spesiell behandling, og mange institusjoner og kommuner i Nordland velger å avlevere denne type materiale til Arkiv i Nordland.

personalmappe Arkiv

 

Hvilke arkiv kan deponeres eller avleveres?

De arkivene som i første omgang skal avleveres er personregister som er opprettet med hjemmel i Lov om personregister og etter konsesjon fra Datatilsynet. Personregistermateriale som er opprettet med hjemmel i Personopplysningsloven skal også avleveres eller deponeres til Arkiv i Nordland.
Eksempel på konsesjonspliktig personregistermateriale som skal avleveres:
  • klientarkiv etter sosialtjenesteloven
  • pleie og omsorgsarkiv etter sosialtjenesteloven
  • klientarkiv etter barnevernsloven
  • elevarkiv i grunnskolen
  • klientarkiv ved PPT-kontor
  • klientarkiv fra flyktning- eller asylmottak
I tillegg kan pasientjournaler fra den kommunale helsetjenesten, helsekort fra skoletjenesten/helsesøstertjenesten og andre arkiv som er opprettet etter kommunehelsetjenesteloven, avleveres til Arkiv i Nordland.

 

Når skal arkivene avleveres?

I arkivforskriften § 5-1 står det følgende om avleveringstidspunkt: Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er nedlagde eller har avslutta verksemda si (avslutta arkiv), skal avleverast til arkivdepot.
Når det gjelder personregistermateriale regner vi klientmapper, elevmapper og lignende som ikke har vært i bruk på 10 år, som ute av administrativt bruk. 10 år vil altså være "hovedregelen" for avlevering av personregistermateriale, noe som også praktiseres blant andre arkivinstitusjoner i Norge. Neste avlevering av materialet er ca hvert 4.år (i forbindelse med periodisering). De mappene som da ikke har vært i bruk de siste 10 år plukkes ut og avleveres i henhold til instruksen.
 

Hvordan går man fram ved en avlevering?

Når en avlevering blir aktuell må avleverende enhet sende en henvendelse til AiN med beskrivelse av arkivets innhold og størrelse.
Før en avlevering må materialet arkivbegrenses og kassasjonsbehandles i samsvar med arkivforskriftene (§ 5-4). Hver mappe gjennomgås og unødvendige notater/kladder og dobbeltkopier skal fjernes. Husk å makulere materialet som tas ut av mappene. Legg mappene i godkjente arkivbokser og merk boksene godt. Vi ønsker arkivbokser som er 9 eller 11 cm brede.
Merk boksene med:
  • arkivskaper (virksomhet)
  • arkiv (f.eks. Beiarn grunnskole, elevmapper)
  • ordningsmåte  (ordnet etter fødselsnr., navn eller klientnr.)
  • tidsrom
Avleveringsliste må føres i samsvar med arkivforskriften, § 5-4. 4. ledd: Ved avleveringa skal det følgje med ei fullstendig arkivliste (avleveringsliste) over alle arkivstykka og kva dei inneheld. Dei arkivnøklane som materialet er ordna etter, skal også følgje med.
 
Avleveringslisten skal inneholde opplysninger om:
  • fødselsnummer
  • navn
  • boksnummer
  • eventuelt dødsår
  • eventuelle merknader

Lever denne listen også på diskett eller CD til AiN. Se forøvrig relatert artikkel nederst
 
Ta kontakt med Arkiv i Nordland når personregistermaterialet er ordnet, merket, listeført og pakket. Vi vil da avtale tid og sted for henting/bringing av arkivmaterialet. 

Publisert av Solveig L Jensen. Sist endret 01.04.2014

Redaktør: Geir Johnsen | Webansvarlig: Håvard Vognild  | CMS/Webdesign: ACOS

padlock