Elektronisk arkiv skal bevares, på lik linje med øvrig arkivmateriale. Arkivlovens § 6 sier: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Dette gjelder så vel elektronisk arkiv som papirarkiv.
Arkivloven § 10 sier: Riksarkivaren kan fastsetja at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller annan institusjon, dersom dette er naudsynt for å tryggja arkivet eller når særlege omsyn tilseier dette.
Elektroniske arkiv er et typisk eksempel på arkiv som krever spesielle hensyn. Bevaring av elektroniske system krever ressurser både i forhold til IT-verktøy og kompetanse, og det vil være kostnadsbesparende og mer effektivt hvis kommunene samarbeider med AiN om denne oppgaven.
Problemet med elektronisk arkiv er både den raske teknologiske utviklingen med endringer av programvare og format, og usikkerhet om lagringsmedienes lagringsevne.
Elektronisk arkiv er langt mer sårbart enn papirarkiv.
Elektronisk arkiv byr ikke bare på problemer – det gir oss mange muligheter:
når offentlige organ investerer hundretusenvis i ulike system, er det god ressursutnyttelse å bruke de mulighetene elektronisk arkiv gir. Framfinning er betraktelig lettere i et elektronisk arkiv, der søkemuligehetene er mange. Samtidig er det lettere å distribuere ved forespørsel om gjenbruk. I og med at elektronisk arkiv ikke krever mye fysisk plass kan man også tillate seg å oppbevare doble kopier.
IKT-systemer som skal avleveres
IKT-systemene kommunen anvender og som skal avleveres til depot, kan grupperes innenfor disse hovedkategoriene:
-
Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter. I denne gruppen kommer sak-/arkivsystemer som er utarbeidet innenfor Koark- og Noark-standardene.
-
Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling. I denne kategorien vil spesielt klient-/pasientrettede IKT-systemer høre til, men også saksbehandlingssystemer med journalfunksjonalitet inngår i denne kategorien (jf. Noark-standarden).
-
Andre registre og databaser som dokumenterer organets saksbehandling
Verdt å merke seg om avlevering
-
Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens § 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert.
-
Hvis et system går ut av aktivt bruk uten at datainnholdet konverteres til et nytt system, eller dersom et organs virksomhet opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jfr. Arkivforskriften § 5-3.
-
Register som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres når organets konsesjon opphører, dvs. 31.12.2002. Fra og med 1.1.2003 gjelder det også for registre som er underlagt meldeplikt til Datatilsynet, eller hvor konsesjonen inneholder bestemmelser om sletting.