Digitalt Depot

Elektronisk arkiv

Offentlig saksbehandling utføres i økende grad med hjelp av informasjonteknologi (IT), og fremtidens arkiver vil være elektroniske. Dette tar Arkiv i Nordland på alvor og tilbyr Nordland fylkeskommune, og eiere i Interkommunalt Arkiv Nordland å avlevere/deponere elektronisk arkiv i ett digitalt depot.

Depottjenesten bygges opp i samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner gjennom deltagelse i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS). Det er utarbeidet ett forslag til en overordnet prossess modell med rutiner kort forklaring på denne . Arbeidet bygger på  ISO 16363 / TDR (Trusted Digital Repositories)
 
Elektronisk arkiv skal bevares, på lik linje med øvrig arkivmateriale. Arkivlovens § 6 sier: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Dette gjelder så vel elektronisk arkiv som papirarkiv.
 
Arkivloven § 10 sier: Riksarkivaren kan fastsetja at kommunale arkiv skal avleverast til Arkivverket eller annan institusjon, dersom dette er naudsynt for å tryggja arkivet eller når særlege omsyn tilseier dette.
Elektroniske arkiv er et typisk eksempel på arkiv som krever spesielle hensyn. Bevaring av elektroniske system krever ressurser både i forhold til IT-verktøy og kompetanse, og det vil være kostnadsbesparende og mer effektivt hvis kommunene samarbeider med AiN om denne oppgaven.
 
Utfordringen med elektronisk arkiv er både den raske teknologiske utviklingen med endringer av programvare og format, og usikkerhet om lagringsmedienes lagringsevne. Elektronisk arkiv er langt mer sårbart enn papirarkiv.
 
Elektronisk arkiv byr ikke bare på utfordringer – det gir oss mange muligheter:
når offentlige organ investerer penger i ulike system, er det god ressursutnyttelse å bruke de mulighetene elektronisk arkiv gir. Det lite økonomisk å skrive ut dokumenter, lagre disse papir for så skanne det inn igjen om det skulle være bruk for de senere. Informasjon skapt digitalt bør derfor lagres digitalt. Framfinning er betraktelig lettere i et elektronisk arkiv, der søkemuligehetene er flere. Samtidig er det lettere å distribuere slik informasjon digitalt, ved senere forespørsler.
 
 

Les mer, se i margen for relevante artikler..

Publisert av Rolf B. Holte. Ansvarlig Rolf B. Holte. Sist endret 24.03.2014

Redaktør: Geir Johnsen | Webansvarlig: Håvard Vognild  | CMS/Webdesign: ACOS

Regler og retningslinjer (1)
Ikt rådgiver