Avlevering av personregister til Arkiv i Nordland

Avlevering personregister - Klikk for stort bilde Oppdatert informasjon pr april 2019.

Forsendelser i samråd med kommunens arkivleder

Husk å snakke med kommunens arkivleder før dere sender arkivmateriale til oss. Arkivleder skal til en hver tid ha oversikt over kommunens arkiv og vite hvor disse befinner seg. Dette har også betydning for arkivplan, kommunens økonomi og fakturaen som sendes fra oss for kommunens årlige depotleie.

Avleveringskalender

Pga. Arkivverkets tilsyn i kommuner og de videregående skolene det siste året, har mange blitt pålagt å deponere arkiv til oss. Vi har allerede mottatt mye og det er planlagt mange og store avleveringer gjennom hele dette året og neste vår.

Vi har derfor måttet skjerpe på rutinene for avlevering. Vi har laget en avleveringskalender, for å holde oversikt og kontroll over hva som kommer når. Vi kan dermed planlegge og være sikre på at vi har kapasitet til alle avleveringene. Alle som ønsker å avlevere må kontakte vår mottaksansvarlig, Rune Kjelaas, på epost runkje@nfk.no lenge før avlevering.

Leveranser og telefonnummer

Sensitivt materiale skal kunne spores om nødvendig. Dere må opplyse vårt telefonnummer slik at de, eks. Posten, PostNord eller andre, kan kontakte oss ved levering.

Vårt sentralbord tlf. 756 50 460, og vår mottaksansvarlig, Rune Kjelaas, nåes på tlf 930 39 275.

Sensitivt materiale skal tas imot av oss, slik at det ikke blir stående ubevoktet.

Limfeller for skjeggkre

Husk: sett ut limfeller der arkivet står 2-3 uker før avlevering, slik at vi ikke mottar skjeggkre i forsendelsen. Om dere finner skjeggkre i limfellene, må arkivet sendes til frysing før det kommer til oss. Ta kontakt hvis det blir behov for frysing av materialet.

Rutiner for listeføring og pakking

våre nettsider ligger instruksjoner for hvordan personregister skal pakkes og merkes, hvordan avleveringsliste skal fylles ut m.m. Vi ber om at dere leser disse. Dersom man ikke følger rutinene, og Arkiv i Nordland må utføre disse oppgavene, medfører det ekstra kostnad for kommunen.

Sikker elektronisk forsendelse i stedet for minnebrikke

Vi har også startet med «Sikker elektronisk forsendelse» i stedet for å lagre excelfilene på minnebrikker og sende dem til oss. Dette skal gjøre forsendelsene lettere og sikrere.

Ved avlevering skal denne framgangsmåten benyttes:

  1. Når filene er klare kontaktes IT-arkivar Sten-Helge Henriksen, stehen1@nfk.no  som sender en link til dere til sikker forbindelse.
  2. Arkivskaper mottar linken, laster opp og krypterer filene som skal overføres. Husk: Excelfilene som sendes pakkes i 1 stk fil = ZIP-fil
  3. Passordet som arkivskaperen lager for kryptering av materialet, sendes til Arkiv i Nordland, i e-post.
  4. Arkiv i Nordland laster ned materialet og dekrypterer innholdet med mottatt passord. Materialet gjøres tilgjengelig for videre saksbehandling.

Kvittering

Endelig kvittering og svarbrev blir sendt fra oss når alle tre eskene er mottatt, satt i hyller og gjennomgått kvalitetskontroll.

Covid-19

På grunn av dagens situasjon med Covid-19, kan forsendelser (avleveringer) og svarbrev fra oss bli forsinket. Mange av oss har hjemmekontor og bemanningen er derfor redusert. Om det skulle være spørsmål, kan vi likevel nås på tlf eller epost.